HERRAMIENTAS COLABORATIVAS

 HERRAMIENTAS COLABORATIVAS

Son servicios informáticos que permiten a los usuarios comunicarse y trabajar conjuntamente sin importar que estén reunidos o no en un mismo lugar físico. Se puede compartir información y producir conjuntamente nuevos materiales resultado de una edición de archivos en equipo.

Son las herramientas utilizadas en la comunicación entre grupos o parejas, aunque ésta sólo sea de forma virtual. Actualmente existen diversas herramientas de este tipo tales como las redes sociales, wikis, blogs, chats y otros recursos específicos. Estas nuevas herramientas de la comunicación nos han permitido de forma eficaz y rápida el traspaso de información y han acortado de una forma u otra las distancias. En el ámbito académico, en particular en la educación superior, las herramientas de trabajo colaborativo son un potente recurso que fácilmente se adapta a diversas necesidades y objetivos.

NOVEDADES

NextCloud

NextCloud es una plataforma de productividad autoalojada, lo que la hace ideal para empresas que necesitan seguridad adicional. Dado que los datos se almacenarán en tu propio servidor, se minimizan las fugas y otros riesgos de seguridad.

Con esta herramienta de colaboración, puedes administrar tu calendario, archivos, correos electrónicos, contactos, actividades y cargas multimedia en un solo lugar. También es posible crear, compartir, dejar comentarios y editar documentos con los miembros del equipo.

Hay un tablero de tareas incorporado similar a Trello, donde puedes insertar tarjetas de tareas y asignarlas a personas. Las funciones de chat y videollamadas también están integradas para que puedas tomar notas fácilmente en una reunión en línea.

Los otros puntos principales de NextCloud son:

• Es de código abierto
• La interfaz de usuario es limpia e intuitiva.
• Puedes automatizar tareas repetitivas
• Las funcionalidades se pueden ampliar a través de aplicaciones
• Las versiones de escritorio y para móviles están disponibles

Si planeas usar NextCloud, puedes alojarla en el servidor Cloud Hosting de Hostinger por al menos $7.45 al mes.

Google Docs

Google Docs es una de las herramientas de colaborativas en línea más populares. Permite a los equipos colaborar en la creación, edición y uso compartido de documentos. La interfaz es como la de cualquier otro editor de texto, con una barra de herramientas en la parte superior y el documento en sí.

Puedes sugerir ediciones, además de dejar comentarios y etiquetar a los miembros del equipo. Las alertas por correo electrónico se les envían automáticamente, por lo que no tienes que notificarles nada manualmente.

Puedes compartir documentos a través de un enlace o correo electrónico. Como creador o administrador, también puedes configurar el archivo para que solo pueda ser visto, permitir que las personas comenten o que sea editable.

Sus funciones se pueden ampliar a través de complementos, como SEMrush, Grammarly y muchos más.

Estos son los beneficios de usar Google Docs:

• Tiene historial de revisiones y edición en tiempo real
• Disponible en modo offline
• Admite la escritura de Google Voice
• Se puede descargar en iOS y Android

Esta herramienta de colaboración online no solo es gratuita y fácil de usar, sino que también es excelente y conveniente para proyectos que se centran en crear contenido.

Hojas de cálculo de Google

Google Spreadsheets, también tiene las mismas funciones básicas que Google Docs. Puedes crear hojas de cálculo en línea, editar y compartir archivos con los miembros de tu equipo.

Todos los cambios se guardan automáticamente y los historiales de revisión se ordenan por fecha y por quién realizó el cambio. Las hojas también se pueden editar sin conexión y se sincronizarán automáticamente una vez que vuelvas a estar en línea.

También es flexible y potente, así que puedes usarlo como herramienta de gestión de proyectos y rastreador de objetivos para tus equipos. Sin embargo, necesitarás tener conocimientos técnicos previos sobre cómo usar sus funciones.

Otras ventajas de las hojas de cálculo de Google son:

• Tiene plantillas pre-elaboradas para presupuestos, horarios y mucho más.
• Cuenta con una amplia colección de funciones integradas.
• Está disponible en versión móvil
• Cuenta con integración de Google Forms y Google Docs

Esta herramienta gratuita de colaboración en línea es más de lo que parece. Sus funciones también se pueden ampliar con complementos como Google Analytics y Lucidchart.

 Monday

Monday es una herramienta de gestión de proyectos que se basa en mensajes instantáneos y tableros de tareas. Tiene una interfaz limpia y visualmente atractiva que hace que la creación y finalización de proyectos sea clara para todos los involucrados.

Las plantillas personalizables prefabricadas más la función de arrastrar y soltar te facilitan el comenzar a construir el flujo de trabajo de tu proyecto. Puedes personalizar campos para los aspectos de marca y tableros hasta perfiles de usuario.

Las tareas y los proyectos son rastreables por tiempo y fechas de vencimiento. También hay automatización para actividades recurrentes. Además, puedes comunicarte con tus compañeros de equipo utilizando la función de mensajería instantánea en sus tareas asignadas.

Al usar Monday.com, hay:

• 14 días de prueba gratis y 30 días de garantía de devolución de dinero
• Video tutoriales para nuevos usuarios
• Aplicaciones móviles disponibles
• Integraciones para ampliar su funcionalidad: Gmail, Slack, Google Calendar, Github y muchos más.
• Perspectivas e informes que se muestran en gráficos y líneas de tiempo

Monday utiliza el cifrado TLS y AES para medidas de seguridad, y siempre puedes activar la autenticación de dos factores.

El precio de los planes premium varía, dependiendo de la cantidad de usuarios. Su paquete básico oscila entre $39 y $799 por usuario/por mes.

 Asana

Asana es una de las herramientas de colaboración en línea más utilizadas, con una interfaz visualmente atractiva y una versión freemium. Tiene una función de arrastrar y soltar que hace que trabajar sea muy fácil.

Los tableros son muy útiles para las listas de tareas y las tareas asignadas. Una tarea también puede estar en múltiples tableros. La línea de tiempo es una excelente manera de rastrear el progreso de tu proyecto, mientras que Calendar mantiene tus horarios online.

La carga de trabajo es una característica estadística que puedes usar para asegurarte de que los miembros del equipo no tengan exceso o falta de trabajo. El Portafolio es como la base, donde puedes seguir el progreso de la empresa.

Esta herramienta elimina el uso de correos electrónicos ya que las notificaciones se pueden configurar para la comunicación en tiempo real en torno a tus tareas y los proyectos de los que formas parte.

Estos son algunos de sus beneficios:

• Certificado SOC 2 Tipo II
• Integración de aplicaciones: Tableau, Office 365, Slack, Power BI y muchas más.
• Múltiples espacios de trabajo
• Versión móvil disponible (Android y iOS)
• La automatización se usa para simplificar el proceso, ahorrando tiempo y reduciendo errores

La versión gratuita te permite colaborar con 15 miembros como máximo. Los planes pagos tienen una prueba gratuita de 30 días, pero debes ingresar la información de tu tarjeta de crédito.

El plan Premium cuesta $10.99 por usuario/mes, y el Business cuesta $24.99 por usuario/mes. Se te proporcionarán herramientas avanzadas de gestión de proyectos e informes, además de soporte prioritario.